Порядок рассмотрения обращений граждан

УТВЕРЖДЕНО

 

постановлением главы

от 28.03.2011 г. № 67

 

ПОРЯДОК

рассмотрения обращений граждан в администрации

муниципального района «Хангаласский улус»

 

I.Общие положения

 

1.1. Настоящий Порядок устанавливает основные требования к организации рассмотрения и правилам ведения делопроизводства  с обращениями граждан в Администрации муниципального района «Хангаласский улус» (далее – Администрация)

            1.2.Исполнение  функции по организации учета и обеспечению рассмотрения обращений граждан по вопросам, отнесенным к компетенции Администрации, осуществляется в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Конституцией Республики Саха(Якутия), Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Законом Республики Саха (Якутия)от 16.10.2003 83-З №155-Ш ( в редакции от 26.04.2007 446-З №907-Ш) «О порядке рассмотрения обращений граждан в Республике Саха (Якутия)», Порядком рассмотрения обращений граждан в администрации муниципального района «Хангаласский улус.

            1.3. Органы местного самоуправления и должностные лица в пределах своей компетенции обязаны принимать обращения граждан и рассматривать их в порядке и сроки, установленные настоящим Положением, а также давать на них мотивированные ответы.

            1.4.Информация о местонахождении Администрации, должностных лиц, занимающихся рассмотрением обращений граждан, контактные телефоны, номера факсов и телефоны для справок, адресах сайтов в сети Интернет и адресах электронной почты, требования к письменным обращениям и обращениям, направляемым по электронной почте, размещаются:

- на официальном сайте администрации муниципального района «Хангаласский улус»;

- на информационном стенде по обращениям граждан администрации муниципального района «Хангаласский улус».

1.5. К видам обращений граждан относятся:

Предложение – рекомендация гражданина по совершенствованию законов  и иных нормативных правовых актов, деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, развитию общественных отношений, улучшению социально – экономической и иных сфер деятельности государства и общества;

Заявление – просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатков в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц;

Жалоба – просьба гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других лиц.

II. Прием и регистрация поступающей корреспонденции

 

2.1. Все обращения, а также материалы, связанные с их рассмотрением поступившие в Администрацию почтовой, телеграфной связью, по информационным системам общего пользования, представленные лично, подлежат регистрации в течение 3-х дней с момента поступления.

 Поступившие обращения передаются для ознакомления Главе. Глава направляет обращения управляющему делами администрации, на которого возложен контроль  подготовки информационных и аналитических материалов, а затем обращения передаются  сотрудникам, осуществляющим учет и регистрацию обращения.

Регистрация обращений осуществляется секретарем - референтом  в электронной и бумажной форме ( журнал регистрации обращений граждан) отдельно от других поступающих документов.

2.2. При регистрации письменного обращения:

1) проставляется дата поступления письма и присваивается порядковый  номер, который состоит из индекса обращений граждан   и порядкового номера, например 21.02.2010 № 101 –ГР.

2) отмечается вид обращения: письменное, устное, телеграмма, факс, интернет и т.д;

3) определяется и отмечается вид обращения: жалоба, заявление, предложение;

4) адрес заявителя регистрируется с соблюдением следующего порядка:  регион, город, улица, дом, квартира;

5)  отмечается тип автора обращения (персональное, коллективное, анонимное), фамилия и инициалы автора вносятся в именительном падеже. Коллективное обращение отмечается как "коллективное", после чего в скобках указываются 2-3 фамилии, в том числе и тот автор, в адрес которого просят направить ответ. Коллективными признаются обращения, поступившие от имени трудовых коллективов предприятий и учреждений, общественных и иных организаций, подписанные членами одной семьи,  а также обращения, подписанные более чем одним заявителем.  Общее число авторов указывается в аннотации письма;

6) определяются и отмечаются социальное положение и льготный состав авторов обращений (за исключением коллективных);

7) обращение проверяется на повторность или многократность. Повторными обращениями считаются предложения, заявления, жалобы, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи     первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не согласен с принятым по его обращению решением. При необходимости повторные письма ставятся на контроль. Многократные – обращения по одному и тому же вопросу, по которому автору давались исчерпывающие ответы соответствующими компетентными органами. При регистрации повторных или многократных писем им присваивается номер предыдущего обращения гражданина, и через дефис добавляется число, равное количеству повторных либо многократных обращений;

8) обращению присваивается статус: «контрольный» или «бесконтрольный».На обращения, пересланные из федеральных и республиканских органов власти с поручением проинформировать о результатах,  ставится отметка СК - специальный контроль;

         9) составляется аннотация письма (краткое содержание), которая должна быть четкой, краткой, отражать содержание заявления, предложения, жалобы;

       10) указывается количество листов обращения (например: прил. на 6 листах).

2.3. После регистрации письменные обращения граждан и при необходимости  документы, подтверждающие факты и обстоятельства, изложенные в обращении, копируются, подшиваются и хранятся секретариате приемной главы в соответствии с настоящим Порядком.

Ш. Рассмотрение обращений

 

3.1. Письменные обращения граждан, зарегистрированные в установленном порядке в секретариате приемной главы, направляются на рассмотрение Главе администрации  или его заместителям согласно распределению обязанностей и курируемым вопросам, руководителям структурных подразделений администрации.

3.2. По обращениям граждан, не требующим рассмотрения руководством администрации, управляющий делами вправе вынести резолюцию самостоятельно и направить поручения в соответствующий  орган местного самоуправления, должностному лицу в соответствии с их компетенцией.  В адрес исполнителя направляется сопроводительное письмо за подписью управляющего делами с приложением обращения гражданина.

3.3. В резолюции указываются конкретное поручение и исполнитель, а также срок исполнения обращения. Поручение (резолюция) должностного лица является контрольным, если исполнителей просят «о результатах рассмотрения сообщить в общий отдел», или без контроля, если исполнителей просят  «о результатах рассмотрения уведомить автора».

 В целях ускорения работы с обращениями граждан, требующими неотложного исполнения, могут использоваться штампы «Весьма срочно» и «Срочно». Срок исполнения таких обращений составляет соответственно 3 и 7 дней.

При не указании руководством администрации сроков рассмотрения и представления ответа, срок ответа определяется в соответствии с действующим законодательством (30 дней со дня регистрации письменного обращения).

3.4. Обращение гражданина с резолюцией должностного лица направляется в секретариат приемной главы граждан для учета и направления в адрес исполнителя.

3.5. Секретарь – референт приемной:

снимает копию с резолюции (поручения) руководства в адрес исполнителя и подшивает ее в дело вместе с копией обращения;

вносит данные о тексте поручения, исполнителе и сроках исполнения в журнал учета обращений граждан;

передает обращение гражданина  управляющему делами для направления в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу согласно резолюции руководства.

3.6. В случае, если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких органов исполнительной власти, органов местного самоуправления или должностных лиц, копия обращения направляется в соответствующие органы исполнительной власти, органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам. При  этом  ответственным признается тот орган  исполнительной власти, местного самоуправления или должностное лицо, которое указано первым.

3.7. Авторы обращений, за исключением случаев, когда не указан адрес автора, должны быть уведомлены  о переадресации обращения. Сообщения авторам писем направляются за подписью управляющего делами либо руководителя структурного подразделения администрации на бланке установленного образца. Возможны уведомления авторам обращения по телефону или при личном приеме, о чем специалисты делают запись в регистрационной карточке письма.

3.8. Письменное обращение, направленное на исполнение из федеральных органов власти и содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию органа местного самоуправления, в течение 7 дней направляется обратно как ошибочно направленное, о чем делается отметка в регистрационной карточке.

3.9. Обращения, поступившие во время проведения прямых эфиров, встреч с населением подлежат учету, регистрации, обобщению и подготовке информации о количестве и характере специалистами отделов и управлений администрации. Все обращения, поступившие в ходе подготовки и проведения прямого эфира, подлежат обязательной постановке на контроль.

Информация о количестве и характере поступивших обращений представляется должностному лицу, участвовавшему в проведении прямого эфира.  Согласно его поручению  обращения направляются  для исполнения в государственные органы, органы местного самоуправления, должностным лицам по их компетенции.

Ответ заявителю дается в письменном виде, при указании заявителем, наряду с почтовым адресом также и номера телефона, возможно устное извещение о результатах рассмотрения его вопроса.  

Ответы на обращения, представляющие интерес для широких слоев населения, отдельных социальных групп, подлежат публикации в республиканских и местных средствах массовой информации.

3.10.  Все сотрудники Администрации, работающие с обращениями граждан, несут персональную ответственность за сохранность находящихся у них письменных обращений и документов, к ним приложенных.

3.11. При утрате исполнителем письменных обращений граждан и документов, к ним приложенных, назначается служебное расследование, о результатах которого информируется руководитель органа МСУ.

3.12. При уходе в отпуск исполнитель обязан передать все имеющиеся у него на исполнении письменные обращения граждан временно замещающему его работнику.

3.13. При переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности исполнитель обязан сдать все числящиеся за ним обращения граждан работнику, ответственному за делопроизводство  в структурном подразделении Администрации муниципального района «Хангаласский улус».

 

IV.  Работа с отдельными видами обращений

4.1. Служебные письма, документы на официальном бланке или имеющие штамп учреждения (предприятия) и подписанные одним из его руководителей, регистрации в журнале  обращений граждан не подлежат.

4.2. Обращение депутата Райсовета, т.е. документ, оформленный на бланке депутата за его подписью,  к которому приложены письма граждан, рассматриваются в первоочередном порядке. В регистрационной карточке ставится отметка «ДР» - депутат райсовета, в графе «Аннотация» указывается, что депутат (ФИО) направляет на рассмотрение письмо гражданина (ФИО), излагается содержание обращения заявителя.

Депутатские обращения в обязательном порядке направляются руководству и, как правило, ставятся на контроль управляющего делами.

4.3. Обращения, переданные главе муниципального района, его заместителям, руководителям структурных подразделений администрации муниципального района во время командировок, регистрируются и рассматриваются как письменное обращение согласно настоящему Порядку.

4.4. Обращения граждан с просьбами о личном приеме руководством муниципального района регистрируются как письменное обращение согласно настоящему Порядку.                                   

4.5. Обращения граждан с приложенными к ним подарками (книги, кассеты и др.) докладываются управляющему делами или руководителю структурного подразделения администрации муниципального района и направляются в соответствии с его решением.

4.6. Обращения, бессмысленные по содержанию, не содержащие личных просьб, а также обращения, в которых содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью, имуществу должностного лица, а также членов его семьи пересылаются авторам обратно, без рассмотрения, с указанием причин возврата. Аннотация такого обращения в регистрационной карточке должна содержать обоснование принятого решения. Копии таких обращений подшиваются в «дело» с соответствующей отметкой.

4.7. Обращения граждан, поступившие по сети «Интернет», в которых наряду с E-mail адресом указаны обязательные реквизиты (ФИО, почтовый адрес), подлежат рассмотрению как письменные обращения согласно настоящему Порядку.  На обращения граждан, поступившие по сети «Интернет», без обязательных реквизитов, ответ не дается.      Уведомления и ответы авторам обращений могут направляться как по почтовым, так и по E-mail адресам.

 

V. Работа с обращениями, поставленными на контроль

 

5.1. На контроль ставятся обращения, в которых сообщается о конкретных нарушениях законных прав и интересов граждан, коллективные обращения, а также обращения по вопросам, имеющим большое общественное значение.

Также постановка обращений на контроль  производится с целью устранения недостатков в работе государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, получения материалов для обзоров почты, аналитических записок и информаций. При регистрации на обращение, находящееся на контроле, ставится штамп «Контроль».

5.2. Срок исполнения контрольных обращений определяется в соответствии с действующим законодательством (30 дней со дня регистрации письменного обращения), если иное не указано в резолюции руководства.

5.3. Исполнитель обязан в указанный срок предоставить управляющему делами  ответ на контрольное обращение.

В исключительных случаях, а также в случае направления запроса в государственные органы, органы местного самоуправления и иным должностным лицам о представлении документов, необходимых для рассмотрения обращения, управляющий делами вправе продлить срок рассмотрения обращения, но не более чем на 30 дней, уведомив об этом  гражданина, направившего обращение. При этом обращение  ставится на дополнительный контроль, с внесением соответствующей записи в регистрационную карточку.

5.4. Ответ на обращение подписывается руководителем органа местного самоуправления, должностным лицом, либо уполномоченным на то лицом.

5.5. Управляющий делами  анализирует содержание ответов на контрольные письма, обращая особое внимание на качество и полноту решения поставленных в обращениях граждан вопросов.

5.6. Обращения граждан снимаются с контроля, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы. Ответ на контрольное обращение должен содержать ссылку на регистрационный номер обращений граждан, а также четкое упоминание о том, что заявитель в той или иной форме проинформирован о принятых мерах и результатах рассмотрения.

5.7. Исходя из ответа, специалистами, ответственными за работу с обращениями граждан принимается решение о снятии обращения с контроля и списании его в «дело», либо о продлении контроля за исполнением вопросов, поставленных в письме гражданина. В таком случае в  орган местного самоуправления или должностному лицу, рассматривавшему обращение гражданина, направляется служебное письмо с просьбой вернуться к рассмотрению данного обращения. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение. Срок дополнительного рассмотрения устанавливается должностным лицом, принявшим решение о продлении контроля, но не более 30 дней.

5.8. При снятии обращения с контроля секретарь - референт составляет в регистрационной карточке краткую аннотацию ответа (краткую характеристику мер, принятых  по разрешению поставленных в обращении  вопросов) и определяет статус рассмотрения (выполнено, отказано, разъяснено), а также вносит сведения о дате и номере исходящего от исполнителя ответа. В случае комиссионной проверки обращения результаты деятельности комиссии отмечаются в регистрационной карточке: проверено с выездом на место, факты подтвердились, факты не подтвердились, факты подтверждены частично, выявлены случаи волокиты либо нарушения прав и законных интересов граждан, приняты меры к виновным по фактам нарушения прав и законных интересов граждан.

5.9. При несвоевременном предоставлении ответов на контрольные письма, секретарь – референт  направляет в адрес исполнителей напоминание о нарушении установленных сроков исполнения за подписью управляющего делами, с указанием даты, регистрационного номера, ФИО заявителя, адреса, сути вопроса (краткой аннотации) и срока, в течение которого обращение должно было быть рассмотрено.

5.10. На специальный контроль ставятся обращения граждан, пересланные для рассмотрения и исполнения из   Администрации Президента и Правительства РС (Я) и других органов  власти с просьбой проинформировать о результатах. 

5.11. Копия обращения со всеми приложенными к нему документами подшивается в отдельную папку с пометкой «Специальный  контроль».

5.12. Обращение, находящееся на специальном контроле, в обязательном порядке передается на рассмотрение главе муниципального района или его заместителям согласно распределению обязанностей между ними и курируемым вопросам.

5.13. Срок рассмотрения и ответа  на такое обращение составляет 30 дней, если иное не указано в федеральном поручении.

5.14. Ответы о результатах рассмотрения обращения, находящегося на специальном контроле, направляются в адрес Администрации Президента и Правительства РС (Я) за подписью Главы или его заместителей.  

5.15. Исполненное и снятое со специального контроля обращение подшивается и хранится в специальных папках с индексами Администрации Президента и Правительства РС (Я).

IV. Организация работы по приему граждан

         6.1. Прием граждан Главой муниципального района, его заместителями ведется согласно утвержденному графику, который подлежит обязательной публикации в средствах массовой информации. Информация о месте приема, а также об установленных для приема днях и часах доводится до сведения граждан секретарем – референтом приемной.  

6.2. Предварительную запись граждан на личный прием к  должностным лицам осуществляют секретарь – референт приемной.  На гражданина, обратившегося с просьбой на личный прием, заводится учетная карточка приема граждан, формируется дело с указанием фактов и обстоятельств, изложенных заявителем, а также документов, их подтверждающих.

6.3. Секретарь – референт  приемной в ходе подготовки материалов, необходимых для ведения личного приема граждан должностным лицом, вправе обращаться  в соответствующие органы за уточнением или дополнением фактов, изложенных в обращении.

6.4. Данные о гражданах, записавшихся на прием, и материалы предварительного изучения вопросов, предлагаемых к рассмотрению, докладываются должностному лицу, проводящему прием граждан, не позднее чем за двое суток до дня приема. Должностное лицо, ведущее личный прием, рассматривает  представленные документы, определяет количество рассматриваемых заявлений и персонально граждан, а также дает поручения по подготовке дополнительной информации, другие поручения.

Для обеспечения квалифицированного решения вопросов, поставленных посетителем, должностные лица, осуществляющие прием граждан, имеют право привлекать к рассмотрению указанных вопросов  должностных лиц, которые обязаны представлять необходимые справочные и информационные материалы, оказывать консультационную и другую необходимую помощь.

6.5. При ведении личного приема граждан должностным лицом присутствует начальник отдела кадровой и внутренней политики, который осуществляет подготовку и предварительную проработку рассматриваемых вопросов и дальнейший контроль за ходом исполнения результатов личного приема. В ходе приема гражданин имеет право сделать устное заявление либо оставить письменное обращение по существу поднимаемых им вопросов.

Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению согласно настоящему Порядку.

6.6. Результаты приема граждан отражаются в учетной карточке личного приема,  указываются принятые решения, резолюции и ответственные исполнители. По поручению должностного лица сотрудники администрации готовят тексты поручений, пакет документов и направляют в соответствии с резолюцией в государственный орган, орган местного самоуправления, должностному лицу. 

6.7. Управляющим делами администрации осуществляется контроль за сроками, полнотой и всесторонним рассмотрением поручения должностного лица, представляется предварительная и итоговая информация о ходе его исполнения.

 

VII. Информационно-справочная и аналитическая работа

по обращениям граждан

 

7.1. Информационно-аналитическая работа ведется под руководством управляющего делами.

Сотрудники, ответственные за работу с обращениями граждан:

ведут постоянный отбор и накопление материалов по темам (снимают копии обращений, ответов по ним и т.д.),

готовят статистическую информацию, в том числе о результатах рассмотрения контрольных писем, исполнения поручений руководства органа МСУ;

готовят материалы для публикации в СМИ, на официальном сайте Администрации муниципального района «Хангаласский улус»;

готовят тематические, ежеквартальные, ежегодные информации  и отчеты по итогам работы с обращениями граждан, другие аналитические материалы;  

изучают необходимые нормативные документы и другие материалы по анализируемым вопросам;

ведут накопление электронного и обычного архива по обращениям граждан.

7.2. Ежеквартальные и ежегодные информации о работе  органов местного самоуправления улуса с обращениями граждан за отчетный период, представляемые в адрес Администрации Президента и Правительства РС (Я) направляются за подписью Главы муниципального района или его заместителей. 

7.6. Сотрудники несут ответственность за соблюдение сроков подготовки информационно-аналитических материалов, объективность их содержания.

7.7. Информационно-аналитические материалы подлежат хранению в общем отделе согласно номенклатуре дел.

 

              УШ. Формирование дел

 

8.1. В архиве  общего отдела  хранятся обращения граждан и документы, связанные с их рассмотрением (поручения, ответы, справки и др.) в пределах 3 календарных лет.

8.2.  Письма граждан и документы, связанные с  их разрешением, формируются в дела в общем отделе  в соответствии с номенклатурой дел.

8.3. Комплектование архива ведется в алфавитном порядке и по номерам. На корешках обложек (папок) дел указываются буквы алфавита. В дела группируются документы одного делопроизводственного года, которые хранятся в специальных шкафах.

8.4. Каждое обращение и документы по их рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу.

Многократные или повторные обращения граждан образуют единую группу документов.

8.5. Ответственность за хранение дел по обращениям граждан  возлагается на сотрудника общего отдела.

8.6. По истечении срока хранения в Отделе обращений граждан
(3 года) архивные дела передаются на хранение в муниципальный архив.

8.7. Архивные дела, срок хранения которых истек (5 лет), подлежат рассмотрению экспертной комиссией. Обращения граждан, не представляющие исторической и иной ценности, уничтожаются согласно акту данной комиссии.